En este último año y dado el cambio en la forma de trabajar, se ha hecho necesario encontrar métodos de organización eficaces, como el Kanban personal, bullet journal, Getting Things Done® (GTD®) entre otros.

No es nuevo que trabajemos desde casa y que el trabajo haya llegado a invadir nuestros espacios cotidianos y se mezcle con la rutina diaria. En este contexto, necesitamos encontrar un método adecuado que nos ayude a no sentirnos sobrecargados, a asignar prioridades y a no perder de vista lo que debemos hacer.

Hace un año, escuchamos a alguien hablar de “Getting Things Done®” y nos pareció interesante. Hicimos el curso oficial y luego lo pusimos en práctica.

 

Un poco de teoría, ¿de dónde viene esto del GTD®?

Getting Things Done®, desarrollada por David Allen, es una forma de gestionar las actividades. GTD® se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes, almacenándolas en un lugar específico.

GTD® tiene 5 pasos fundamentales:

  1. Capturar
  2. Clarificar
  3. Organizar
  4. Reflexionar y
  5. Ejecutar.

 

Además de esto y para aclarar, GTD® recomienda estas 5 listas principales, y, sin embargo, a medida que el sistema evoluciona, aparecen más listas. No hay una lista que funcione siempre.

  1. Inbox – Bandeja de entrada.
  2. Listas de Próximas acciones.
  3. Lista de espera. (esperando por…)
  4. Lista de proyectos.
  5. Lista de algún día/quizás…

 

Capturar

El primer paso para aplicar GTD® se llama Barrido Mental, que consiste en darse tiempo para vaciar todo. ¿Cómo lo hacemos? Capturar la información.

Puedes encontrar la forma más adecuada de capturar la información. Algunas personas utilizan libretas, algunas aplicaciones, post-it, etc., sin embargo, lo más importante es capturar la información de alguna manera y que sea una fuente fiable para ti.

“Si lo tienes en mente, escríbelo o anótalo de alguna manera concreta. No importa cómo captures esos pensamientos, siempre que los saques de tu mente y los tengas todos fácilmente accesibles para ti, para tu revisión”. (David Allen)

Peligros: Creer que debes hacer todo inmediatamente. Tratar de encontrar la herramienta perfecta para empezar.

 

Despejar

Este es un paso estratégico en GTD® en el que decides si un elemento es un proyecto, una próxima acción o una referencia. En este paso puedes hacerte las siguientes preguntas ¿Es procesable? ¿Es un paso único? ¿Es una tarea para mí?

Por ejemplo, si tienes que realizar una actividad y ésta incluye más de una subtarea, esta actividad puede clasificarse como un proyecto. Si la actividad es sólo una tarea, se trata de una acción simple con un único paso.

La Regla de los 2 minutos es estupenda porque si tienes una tarea, y esta tarea te lleva menos de dos minutos, GTD® dice que la hagas inmediatamente.

Recomendaciones para aclarar:

  1. Procesa tu bandeja de entrada tan a menudo como sea posible.
  2. Procesa una cosa a la vez.
  3. La regla de los dos minutos es tu mejor amiga, no te la saltes.
  4. Bloquea el tiempo para las tareas de clarificación.
  5. Los bloques de tiempo pueden ayudarte a limitar el tiempo que se utiliza para clarificar en una misma tarea.
  6. Mantén actualizadas sus listas de proyectos.
  7. Delega tareas.

Peligros: No tomarse el tiempo para clarificar a fondo.

 

Organizar

Cuando clarificamos los temas, aparece esta etapa de organización. Colocamos cada tema en su respectiva lista (ver diagrama); luego la recomendación para ti es agregar fechas a tu lista de calendario para no olvidar fechas comprometidas, delegar proyectos a otras personas, archivar material de referencia y ordenar tus tareas con frecuencia. Esto es similar a ordenar tu espacio de trabajo: si no tienes tu espacio de trabajo organizado, empezarás a perder algunas cosas.

Peligros: No fijar plazos en nuestro trabajo.

 

Reflexionar

Este paso es el más importante para GTD® y le dedicamos un espacio especial. Una Revisión Semanal es una oportunidad para hacer una retrospectiva, es el momento de pensar en la semana pasada, reflexionar sobre lo que ha ido bien y lo que no, y conseguir un plan para la semana que viene.

Al principio es bastante difícil, requiere práctica y revisar constantemente nuestro sistema. Si no es así, ajusta, cambia, añade o elimina las listas que te hagan sentir confuso o que no te aporten valor.

Peligros: No evolucionar nuestro sistema con el tiempo

 

Ejecutar

En el método GTD®, utilizas cuatro criterios para decidir qué hacer a continuación: Contexto, tiempo disponible, energía disponible y prioridad.

En este momento puedes trabajar en el método GTD®, y la recomendación general es que debes mantenerlo simple.

 

Revisión Semanal: Un comportamiento para implementar GTD®

En mi experiencia, la Revisión Semanal es la práctica central de la metodología GTD®. Ayuda a:

  •  Organizar y mejorar todo el sistema paso a paso;
  •  Poner a cero todas mis entradas,
  •  y clarificar las cosas que tengo que hacer con una visión holística.

 

¿Cómo lo hago?

Tengo una lista de control. Repaso esta lista de control semanal todos los viernes a las 15.00 horas. Con cada elemento de esta lista de control hago lo siguiente

  • Capturar todas las “entradas” (papeles, correos electrónicos, WhatsApp) y también eliminar todas las ideas de mi cerebro.
  • Comprobar la lista de “próximas acciones”, todas las listas de “proyectos”, mi calendario de la semana pasada y de la próxima, y mi lista de “esperando”; intentando encontrar qué hacer a continuación en cada una de las listas.
  • Revisar mi lista de “algún día” por si algo es relevante para hacerlo ahora o simplemente tirarlo a la basura.
  • Añadir alguna mejora a mi sistema (añadir una etiqueta, simplificar una lista, descartar cosas que no son relevantes, etc.).

 

Peligros: Lo primero que debes hacer es ejecutar la Revisión Semanal de forma semanal: Elija un día, añada un recordatorio en su agenda y hágalo; no importa si revisa toda la lista de comprobación o no. No esperes una Revisión Semanal perfecta. Con una buena es suficiente. No te la saltes. Hazla, aunque sólo revises un 10% de la lista.

 

Para terminar, GTD® es una metodología que tiene varios años y lecciones aprendidas compartidas en diferentes blogs y foros, por lo que no era desconocida para nosotros.

Sólo la necesidad de encontrar una forma de organizar las tareas nos hizo investigar sobre GTD, para entenderlo y poder aplicarlo de mejor manera.

Al principio fue difícil, como ya hemos comentado, requiere perseverancia y no saltarse los pasos fundamentales.

 

¿Nos ayuda GTD®?

La respuesta es sí; te invitamos a que lo pruebes y veas qué lecciones puedes compartir con nosotros. Cada persona es diferente y no hay una receta única, pero siguiendo los consejos y el diagrama es posible realizar una implementación efectiva.

 

Puedes encontrar más información en: https://gtd.intelectum.net/

Por: María Loreto Arriagada y Robert Koch – Practicantes de GTD®

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