Todos queremos trabajar en equipo de forma eficiente, pero con frecuencia nos hace falta algo para lograrlo. Es increíble que lo que se requiere es actitud y una estructura que favorezca el trabajo en equipo.

Para quienes tenemos muchos años trabajando bajo la metodología o más bien filosofía de Getting Things Done, también conocida como GTD, surge una pregunta recurrente de por parte de personas nuevas en la metodología: ¿Cómo se relaciona GTD con los equipos?

La introducción a la metodología se enfoca en los principios de autogestión y las mejores prácticas individuales. Por esta razón, existe una brecha en la conciencia de cómo conectar el aspecto de la productividad personal con el éxito del equipo.

Las mejores prácticas de GTD se aplican igualmente a los equipos e incluso a empresas enteras. Los cinco pasos de la metodología: capturar, clarificar, organizar, reflexionar y ejecutar, son los que hacen los equipos exitosos para mantener el control y la concentración.

¿Qué hacen los mejores equipos?

Vamos adentrarnos un poco en la forma de trabajar en equipo en grandes y exitosas empresas en el ámbito global.

La idea es analizar qué hacen y cómo se relaciona con GTD.

Lo primero que hacen es identificar -de forma consciente- lo que capta la atención del equipo, lo que no está en el “control de crucero”. Esto se relaciona con el primer paso de GTD: capturar.

Luego, pasan a definir los resultados exitosos para el enfoque del equipo. Lo mismo que sucede en la segunda acción de GTD: clarificar.

Después de clarificar sus asuntos, tienen un inventario claro de proyectos y acciones clasificadas en categorías apropiadas, con personas específicas y responsables de ellas. Es decir, organizan sus pendientes, como el tercer paso de GTD.

En los trabajos en equipos debe existir un proceso de revisión para mantener actualizadas las realidades del equipo y enfoque actual. Esto se cumple en los equipos de alto rendimiento y se relaciona con el cuarto paso de GTD: reflexionar.

Al cierre del proceso, todos los miembros del equipo son responsables de tomar las acciones apropiadas para sus compromisos individuales. Como vez, cierran con la ejecución, quino y último paso de la metodología GTD.

Diferencia en aplicar GTD a un trabajo en equipo vs individual

Como hemos visto, los cinco pasos de GTD se pueden aplicar -sin mayores inconvenientes- al trabajo en equipo de igual forma como se utiliza en el ámbito individual.

No obstante, existen diferencias entre la aplicación del trabajo en equipo y el individual, A continuación veremos cuáles son esas diferencia.

La primera y más clara es que el equipo necesita tener un líder. Eso ya es obvio, en la implementación individual cada persona ejecuta su propio programa, pero en el equipo debe haber una persona que guíe durante todo el camino.

Como segunda diferencia tenemos la necesidad de un propósito colectivo. Por eso es un equipo. El objetivo común es lo que mueve y que crea las tensiones para alcanzar los resultados del colectivo.

En GTD individual la persona trabaja por un objetivo propio. Incluso, es probable que esa meta personal no esté asociada con las metas de la empresa, aún cuando se colabore de forma consciente en alcanzar los objetivo.

Un equipo no necesita definir las próximas acciones en sus objetivos y proyectos. Esto es posible tras establecer las responsabilidades correspondientes a cada miembro del equipo. Por su parte, cada persona debe establecer sus próximas acciones.

Por el contrario, en el GTD personal, los individuos deben definir sus propias próximas acciones para lo que sea que les llame la atención, según sus intereses y objetivos.

¿Cómo se cruzan estas dos perspectivas?

A pesar de que cada aplicación de GTD tiene un fin único, hay líneas donde se cruza la aplicación de esta metodología a los trabajos en equipo o individuales.

El trabajo del equipo lo realizan individuos. Del mismo modo que no puedes hacer un proyecto sino acciones relacionadas con el resultado, un equipo no puede hacer nada como grupo sin que las personas involucradas tomen las medidas apropiadas.

Entonces, un equipo con personas capacitadas en GTD realiza el trabajo en equipo a un nivel muy elevado. En especial, cuando el líder del equipo trabaja bajo GTD, puede administrar el control y el enfoque del equipo de manera óptima y efectiva para ellos.

¿Puedes enseñarle a un equipo a leer? No ¿Pero el equipo necesita personas que sepan leer? Eso es necesario para conseguir los avances esperados.

¿Puedes enseñarle a un equipo GTD? Bueno, un equipo como grupo puede ser más consciente de las mejores prácticas de capturar, clarificar, organizar, etc. e implementarlas en algún grado; pero si algún miembro del equipo no integra las mejores prácticas de GTD, todo el equipo sufre.

A menudo, se realizan ejercicios de trabajo en equipo para tratar de corregir el fracaso de las personas que no llevan su peso en las mejores prácticas de autogestión.

Un sinfín de correos electrónicos y demasiadas reuniones son a menudo la ruina de la moral y la coherencia del equipo.

Los comportamientos sub-óptimos estimulan más reuniones y correos electrónicos, ninguno de los cuales resuelve los problemas sino que crea más tiempo, energía e inspiración perdidas. Un equipo capacitado en GTD permanece enfocado en los resultados y la acción, tanto en las reuniones como en las comunicaciones.

Las oficinas abiertas, aunque bien intencionadas, a menudo son entornos muy improductivos porque las personas usan la accesibilidad física de sus compañeros como una forma de evitar comunicaciones claras y reflexivas a través del sistema.

En contraposición, una oficina abierta del tipo GTD tiende a ser rápida y silenciosa, además de informal y cómoda.

El trabajo en equipo puede ser fenomenal en lo que puede crear, donde dos o más mentes se unen para que surjan muchas ideas geniales. Cuanto más claro y presente estén todos en la reunión, más puede suceder, pero el equipo -por el simple hecho de conformarlo- no les da a las personas la capacidad de ser claros y presentes. GTD lo hace.

No es sorprendente que la popularidad de GTD haya sido paralela en cierta medida al crecimiento del interés en Six Sigma, Kanban, Lean, Agile, Scrum, entre otros enfoques similares de proyectos y flujos de trabajo.

El influyente Manifiesto Ágil se publicó un mes después de la primera edición de Getting Things Done (febrero de 2001). 

Relación entre GTD y mejores prácticas de flujo de trabajo en equipo

Mientras que estos métodos han mejorado el flujo y el rendimiento en la productividad empresarial, GTD proporciona una pieza final en su implementación.

Esta metodología equipa -a las personas involucradas- con las técnicas óptimas para enfrentar el cambio: integrando nueva información, recalibrando la actividad y manteniéndose enfocado.

Todas las personas con las que nos hemos comprometido y que tienen una experiencia significativa con cualquiera de estos modelos nos han reflejado que GTD encaja totalmente dentro de ellas y estimula su implementación.

Un investigador senior y certificador en estos nuevos enfoques describió a GTD como “Lean for the brain”, es decir, sin perder el pensamiento.

¿Qué pasa con el software de equipo colaborativo y GTD?

Se han desarrollado numerosas aplicaciones de software diseñadas para facilitar el trabajo en equipo e incrementar su productividad.

Estas soluciones van desde sistemas CRM, como Salesforce, hasta proyectos compartidos, acciones y gestión de responsabilidad, por ejemplo, Asana.

Estos pueden ser muy funcionales siempre que haya protocolos claros para su uso y que todos los jugadores los cumplan.

Sin embargo, esto se vuelve problemático cuando la estructura es tan flexible que los protocolos de entrada y acceso son ambiguos y las reglas de la aplicación no se aplican con rigurosidad.

Si se utilizan estas aplicaciones y se espera la participación activa de los miembros del equipo, la capacitación de GTD puede ser el camino para sea mucho más fácil.

Al igual que los ejercicios de trabajo en equipo se han intentado para mejorar la productividad, la implementación del software colaborativo para mejorar la productividad del equipo, a menudo, lo ha impedido.

En ambos casos, suele haber un error: no se abordan los comportamientos individuales de los miembros de los equipos de trabajo.

Las aplicaciones de software funcionan cuando las entradas son claras, actuales y completas, y los protocolos para usarlos están bien definidos y aplicados.

Los desafíos son:

  • Definir quién es el propietario de los resultados
  • Responsabilizar a todas las personas por un compromiso adecuado con el sistema
  • Los contenidos son revisados según sea necesario, por las personas adecuadas en el momento adecuado
  • Todos los involucrados confían en el sistema y el proceso de usarlo. Si todos son practicantes de GTD, se asegurarán de que eso suceda.

La mayoría de las veces, estas aplicaciones de groupware no funcionan para el grupo, pero algunos practicantes de GTD las encuentran bastante funcionales para su propio sistema personal.

Cuatro herramientas para el trabajo en equipo

Técnicas para la resolución de conflictos en el trabajo

¿Cómo diseñar una reunión?