El teletrabrajo y la transformación digital en la que estamos inmersos requiere del uso de software para poder operar. De allí la importancia de reconocer fortalezas y debilidades antes de definir el camino a seguir. En esta lectura ofreceremos consejos clave de las teorías de gestión del cambio tecnológico que lo ayudarán a la hora de implementar un nuevo software.

De seguir estos consejos su equipo estará mucho mas dispuesto a apoyar la implementación del software.

 

1. Reconozca que a la mayoría de las personas no le gusta el cambio… al principio

Antes de introducir cualquier sistema nuevo en el lugar de trabajo, recuerde que la mayoría de las personas no son grandes admiradores del cambio.

El cambio suele ser al menos un poco incómodo porque requiere aprender algo nuevo y hacer las cosas de una manera diferente. Esto significa que las personas tienen que modificar sus hábitos y salir de sus zonas de confort. E

Esta tendencia es definitivamente algo que puede superarse, pero será más fácil liderar el proceso si sabe que la mayoría de la gente le dirá “no” como su primera respuesta.

Lo que definitivamente ayuda es tener una metodología de trabajo como Getting Things Done – GTD con la que las personas aprenden cómo gerenciar su vida y trabajo, teniendo un balance óptimo con control de sus actividades sin perder de vista el horizonte y objetivos… 2 aspectos claves que otorgan espacio y libertad para poder aprender nuevas estrategias y adquirir nuevos proyectos.

 

2. La mayoría de la gente sabe que las cosas podrían mejorarse

Si habla con cualquier empleado de cualquier organización, la mayoría puede indicar que podría mejorarse.

Hay algunos problemas que son universales en muchas organizaciones: las personas tienden a estar demasiado ocupadas, se gasta demasiada energía en tareas mundanas o no hay suficiente tiempo y enfoque en la innovación.

Admitir que hay espacio para el crecimiento abre la puerta para aceptar el cambio.

Dele los hábitos necesarios con una metodología como GTD para comenzar a experimentar pequeños pero poderosos cambios que le ayudarán a contar con un inventario completo de asuntos en su vida, enfocándose en una toma de decisiones eficiente, en donde se realizará lo más productivo en cada momento, potenciando así el nivel de productividad con una disminución considerable de estrés.

 

3. Construir una coalición central

En cada grupo de personas, hay algunos que están más ansiosos por mejorar y cambiar. La teoría de la gestión del cambio de Kotter sugiere encontrar a estas personas e incluirlas desde los primeros pasos de nuestro proceso de gestión del cambio.

Naturalmente, es importante contar con su equipo de gestión a bordo, pero no tenga miedo de construir su coalición en todos los departamentos y niveles de antigüedad.

Si manejar el cambio depende de solo una o dos personas, es más probable que falle. Asegúrese de que haya una persona en cada equipo que pueda ayudar a otros a hacer frente al cambio.

Adicionalmente, si estas personas cuentan con metodologías como GTD marcarán la pauta, la velocidad de respuesta y la excelencia en los procesos. Serán los líderes de su equipo ya que ahora contarán con una herramienta de seguimiento que convierte la delegación de asuntos en un ARTE. Ahora todos hablaran el mismo idioma.

 

4. Consiga a todos a bordo y disipe los rumores

Asegúrese de que todas las personas del equipo obtengan suficiente información. Organice una reunión para crear un espacio para que todos hagan sus preguntas y expresen sus preocupaciones.

Cuanto más sepan las personas sobre el proceso de cambio, menos probable será que se opongan. Si puede, intente reunir a todos los empleados en una reunión general cuando anuncie el cambio. Esto significa que puede brindar información a todos por igual al mismo tiempo.

En caso de que necesite tener varias reuniones más pequeñas, intente mantenerlas lo más cerca posible en un período de tiempo pequeño. Si escucha rumores que no son ciertos, explique con calma cuál es la situación real.

 

5. Identificar detractores y trabajar con ellos individualmente.

Si notas que algunas personas todavía están en fuerte oposición, habla con ellas individualmente. Las personas tienden a ser más constructivas en las reuniones personales.

Si no aborda su actitud negativa, puede convertirse en un obstáculo significativo para todo el equipo.

Tenga en cuenta que todos tienen derecho a sus miedos y dudas: sean respetuosos y amigables. Recuerde: ha tomado esta decisión por una buena razón y tiene la misión de mejorar las cosas para todos.

 

6. Tenga en cuenta que algunos problemas pueden no derivarse del nuevo software

Al comenzar a usar una nueva herramienta o software, todo el sistema de trabajo también será desafiado. Al analizar los problemas y las objeciones, tenga en cuenta que no todos ellos pueden estar directamente conectados con el software.

A veces las personas no están contentas con los procedimientos internos o con algunos aspectos de la gestión. ¿Quizás hay procesos que no funcionan y el uso del nuevo software solo resalta el problema? Esto le dará la oportunidad de aprender más sobre la organización y abordar varios problemas a la vez.

Para poder convertir los problemas en oportunidades lo invitamos a conocer como luego de aplicar los fundamentos de Getting Things Done y sus 5 pasos para retomar el control y perspectiva le abrirán las puertas para una Gerencia de Proyectos a niveles superiores. Con el Modelo de Planificación Natural (NPM), identificamos cualquier problema o situación para convertirlo en un Proyecto.  … y los proyectos, sí sabemos gerenciarlos!

 

7. Escuchar negociaciones

Un mecanismo para hacer frente al cambio es la negociación. Antes o justo después de comenzar a usar el nuevo software, las personas pueden preguntarle si pueden ser excluidos del uso de este nuevo sistema o si pueden hacerlo solo parcialmente.

Una buena estrategia es mantener la confianza y apegarse a su decisión. Al mismo tiempo, asegúrese de no solo escuchar excusas e intente averiguar la razón real detrás de las quejas. Escuche sus argumentos e intente averiguar si algunos de ellos podrían tener un punto válido sobre algo que podría mejorarse.

 

8. Ofrecer apoyo durante la fase de depresión.

La mayoría de las teorías de gestión del cambio describen una fase llamada depresión o caos. Esta fase viene inmediatamente después de comenzar a usar el nuevo software. Tenga en cuenta y haga saber a los demás que comprende que los primeros días o semanas de uso del sistema pueden ser difíciles.

Asegúrese de que las personas reciban la capacitación adecuada y brinden apoyo a sus preguntas y emociones. Recuerde: esta fase pasará y pronto llegará a un punto en el que alcanzará una eficiencia y felicidad aún mayores que su status quo anterior.

 

9. Celebra las victorias a corto plazo

Apreciar pequeñas mejoras es una parte importante de cualquier proceso difícil. De acuerdo con la teoría de empuje de Business balls, es importante notar y celebrar las pequeñas victorias que logre en el camino.

Asegúrese de prestar atención positiva a las personas que usan activamente el nuevo software. Si lo desea, realice competencias o juegos para lograr una rápida aceptación. Saque los beneficios que ya está obteniendo gracias al nuevo sistema.

Si además antes de esta implementación lo ayudo a generar los hábitos con metodologías de trabajo como GTD, el ahorro de tiempo va a ser inclusive mayor y la persona tendrá mayor control, una mejor visión general de las cosas, permitiéndole tomar mejores decisiones, que ahora son bidimensionales, porque sabemos que es lo mas productivo hacer, y también conocemos lo que estamos dejando de hacer, ¿y no es esto una decisión más eficiente? ¿y la victoria ideal para celebrar?

 

10. Dele suficiente tiempo al nuevo sistema

Tenga en cuenta que cualquier cambio inevitablemente requerirá tiempo y paciencia. Ha tomado una decisión calculada y ha trabajado duro en el proceso de gestión de cambios; no se apresure a deshacerse de eso.

Puede buscar asesoramiento de otras organizaciones que hayan pasado por un proceso similar o confiar en Intelectum para desarrollar los hábitos que requiere su personal para que la implementación sea todo un éxito.

Algunos empleados pueden tratar de convencerlo de que no es el momento adecuado, pero recuerde: no hay un momento ideal para introducir un nuevo software ni una mejor forma de hacer las cosas. No importa la hora que elijas, tendrás que lidiar con los desafíos de todos modos.

Si siente que algo no funciona bien, asegúrese de buscar soluciones.

 

En conclusión:

Gestionar el cambio puede ser un viaje lleno de baches, pero será mucho más fácil si sabes lo que te está esperando y para ello la estructura mental y los hábitos de trabajar bajo la metodología GTD son el compañero ideal, el piso seguro del camino elegido.