Alguna vez te haz preguntado eso, ¿Quien establece tus prioridades?. Cada vez que doy un curso de “Fundamentals”, la gente se emociona cuando hacen su primer Barrido Mental, y aún más cuando comienzan a Clarificar y Organizar. Además, una vez que configuran sus herramientas tales como listas o tareas, notas, calendarios, correos electrónicos, entre otros, siguiendo los principios de GTD, en los contextos adecuados y evitando ocultar información dentro de la información, la experiencia simplemente es sorprendente para ellos.

 

Sin embargo, cuando hablamos de la “Naturaleza Tridimensional del Trabajo”, ha habido mucha frustración entre los participantes, pero ¿por qué? te preguntarás, pues, te explico. Antes de hacerlo, déjame meterte en contexto; vivo en México, y aquí como en algunos otros países latinoamericanos, existe la creencia de que hacer una solicitud, o peor aún, decir que no a una solicitud es similar a cometer un pecado capital (y ni se te ocurra solicitarle algo o decirle que no a tu jefe, porque arderás en las llamas del infierno, o como mínimo te despedirá)

 

Una vez que estamos en contexto…

 

Estas son algunas de las reacciones y comentarios de los participantes:

Hacer mi trabajo de forma planificada es fácil, y ahora me doy cuenta que definir mi trabajo es mucho más fácil de lo que pensaba.

Con lo que, en efecto, es imposible lidiar es con el trabajo tal como aparece, ya que aunque planifico mi día y defino mis prioridades, cuando abro mi correo electrónico hay toneladas de cosas urgentes que tengo que hacer, por lo tanto, Planificar y Definir prioridades se vuelve inútil (pienso que abrir su correo electrónico no debería ser lo primero que haga cuando comience a trabajar)

 

Tengo que realizar múltiples tareas todo el tiempo debido a la naturaleza de mi trabajo.

Por ejemplo, estoy trabajando con algo cuando recibo una llamada telefónica de un usuario que me pide ayuda con otra cosa, así que tengo que dejar de hacer lo que estaba haciendo y comenzar a hacer esta nueva cosa. Cinco minutos después un compañero de trabajo me pide ayuda con otra cosa, y tengo que dejar de trabajar en la solicitud del usuario, y,  además, diez minutos después mi jefe me pide que trate algo urgente. Luego, 5 minutos más tarde tengo una reunión a la que debo asistir y tengo que dejar todo sin hacer.

El resultado de todo este trabajo no planificado es que: el usuario está enojado conmigo, mi compañero de equipo está enojado conmigo, mi jefe está enojado conmigo, mi trabajo planificado no está terminado, estoy muy estresado y enojado, me siento muy improductivo y no sé qué hacer. Y la pregunta obligada es: ¿has intentado decir “ahora no”, “puedes darme 5 minutos o una hora”, “cuando dices urgente, ¿exactamente qué quieres decir?”, “¿alguien más puede hacerlo?”?

 

 … Lo peor de todo es que pasamos todo el día en reuniones improductivas, con gente que no está preparada para las reuniones.

Hay personas que no deberían estar en reuniones específicas. Aparte de que los que toman decisiones están ocupados todo el tiempo y no asisten, o envían a la persona equivocada para representarlos, nadie respeta los acuerdos, o peor aún, los acuerdos no quedan claros, entre otros inconvenientes. Por ello pregunto: ¿Alguien ha hecho una propuesta formal para cambiar esto?

 

Volviendo a la creencia de que está prohibido decir “no” a algo o a alguien…

O preguntar sobre cosas o emergencia, la gente tiene mucho miedo de hacerlo, por diferentes razones: a veces simplemente porque “mi jefe lo está pidiendo” o “si yo digo no ahora, o podemos hablar de eso más tarde, o si hay alguien más que pueda ayudarlo con eso, la gente tendrá una impresión negativa de mí”, o frases similares a estás, que estoy seguro que se pueden agregar a esta lista.

 

Entonces, les pregunto a la gente: ¿qué es a lo que más le temes cuando solicitas algo, o dices “no” a algo, o cuando estás consciente de que no podrás cumplir con la tarea que estás aceptando, y que por consiguiente tu jefe o cliente se enojará por eso?

 

Recuerde que Getting Things Done no sólo se trata de hacer las cosas como dice David, sino de comprometerte adecuadamente con tus decisiones”, incluso se debe aprender a cómo decir “no” o cómo preguntar adecuadamente sin dar la idea de que no está disponible o de que se es una persona apática. Te invito a que, a partir de este día, dejes de reaccionar ante el trabajo no planificado y comiences a responder adecuadamente, y aprendas a tener conversaciones adecuadas, negocies, y pidas ayuda cuando no puedas sólo, para que así te conviertas en una versión más confiable de ti mismo.

 

Toma el control de tus prioridades.

Incluso cuando tengas que lidiar con el trabajo tal y como aparece. Toma el control de él y establece tus prioridades de forma apropiada y equilibrada con el resto del mundo. Y sí, habrá momentos en que los que tendrás que dejar todo y correr para atender una llamada telefónica de la escuela de tu hijo, pero teniendo en cuenta que, incluso en esas situaciones, puedes desarrollar la capacidad de responder adecuadamente a todo lo que aparece en tu mundo.

 

Un último consejo, cuando no sepas qué hacer, ¡haz GTD!

 

Por Rogelio Reinoso.