Se me ocurrió, como muchos de mis momentos de inspiración, justo cuando estaba haciendo algo totalmente distinto. Estaba disfrutando de un hermoso paseo por la montaña con mi esposa la semana pasada, y se me ocurrió esto: “todos tenemos un montón de cosas que tenemos que hacer, nuestros ‘Ciclos Abiertos’. La pregunta importante es: ¿cuán refinados están?”

Más adelante reflexionaba sobre esto, y se me ocurrió que existe una jerarquía de refinamiento cuando se trata de nuestros Ciclos Abiertos. Mientras más sofisticados los hacemos, más nos preparamos para ser productivos, y más espacio mental nos genera. Es decir, más nos damos cuenta de los beneficios que ofrece GTD.

 

¿Qué tan refinados son tus Ciclos Abiertos?

Aquí hay una “Escala de sofisticación ‘para ayudarte a hacer un poco de auto-evaluación:

“Mi Ciclo Abierto es” …

 

Nivel 0: Confuso y en mi cabeza.

Tengo una vaga sensación de que tengo que hacer ‘algo’ acerca de ‘algo’. Tal vez tengo un problema no resuelto con un colega. O no estoy satisfecho con mi trabajo actual. O no estoy seguro de que estoy ahorrando lo suficiente para la jubilación. No he hecho nada con este Ciclo Abierto; sólo sigue dando vueltas en mi mente, y aparece en mi conciencia de vez en cuando, de forma impredecible.

Cualquier Ciclo Abierto que esté en tu mente es porque tienes un compromiso no definido e inconcluso relacionado con él. Pero la mente no es buena almacenando detalles. Y tampoco es buena recordándonos cuando es necesario, y sólo entonces. Piensas en ‘eso’ y no sobre ‘eso’. Y cada vez que un Ciclo Abierto me viene a la mente es desplazado por pensamientos más útiles o agradables.

 

Nivel 1: Claro y en mi cabeza.

Lo que debes hacer esta clara. Tengo que llamar al taller para pedir cita para mi carro. Tengo que pedir por internet mis nuevos zapatos para correr. Tengo que llamar a mi madre por su cumpleaños.

La buena noticia es que he decidido lo que hay que hacer; la mala noticia es que si no puedo hacerlo de inmediato entonces no voy a ser capaz de contar con mi mente para que me recuerdan al respecto de manera útil. Probablemente voy a pensar en ello más de una vez, lo que es ineficiente. Y voy a pensar en ello cuando no puedo hacer nada al respecto. ¿Alguna vez te has despertado en la noche por un pensamiento sobre algo que hay que hacer en la oficina? Si es así, sabes de lo que estoy hablando aquí.

 

Nivel 2: Confuso y fuera de mi cabeza.

He hecho una anotación sobre una cosa vaga que llama mi atención. Tal vez he escrito una nota en alguna parte que dice ‘planificación de las vacaciones’, o ‘regalos de Navidad’, o ‘presentación de la conferencia’.

He sacado la idea de mi cabeza, que es una ventaja. Pero hasta que no determine realmente lo que significa para mí, es poco probable que mi mente lo deje de lado por completo ( “¿qué tengo que hacer acerca de los regalos de Navidad?”). Además, no estoy listo para seguir adelante de una manera más fluida, por lo que estoy limitando mi potencial futuro de productividad.

 

Nivel 3: Claro y fuera de mi cabeza.

He tomado una decisión clara acerca de lo que tengo que hacer, y yo he almacenado en alguna parte. Tal vez sea una Próxima Acción como enviar un correo electrónico a un colega acerca de la preparación para una reunión con un cliente. O se trata de un Proyecto para cerrar el presupuesto del próximo año. Hemos escrito muchas de estas cosas en una lista de tareas pendientes ¿verdad?

Bueno, hay buenas noticias: los recordatorios son claros y los he sacado de mi cabeza. La mala noticia es que todavía no he guardado los recordatorios de la forma más eficaz. Un sistema de organización óptima tiene límites bien definidos, lo que significa que las cosas similares se almacenan juntas en el mismo lugar. Si mis Proyectos y mis Próximas Acciones están mezcladas y desordenadas, es menos probable que recuerde estas cosas cuando es útil que ser recordado.

Sería mejor, por ejemplo, tener el recordatorio sobre el correo electrónico almacenado en una lista de las cosas que puedo hacer cuando tengo acceso a un dispositivo digital, y el proyecto en una lista de Proyectos que se revisan cuando quiero una visión general de los resultados más grandes que me interesa lograr.

 

Nivel 4: Claro, fuera de mi cabeza, y disponible cuando es útil.

Cuando se trata de niveles de refinamiento, esto es el tope de un Ciclo Abierto. Tengo una Próxima Acción o el Resultado Esperado de mis asuntos y los puedo ver cuando quiero verlos. Tengo un recordatorio para ‘hablar con mi jefe sobre el Proyecto de Presupuesto’ la próxima vez que me reúna con él, en una lista que denominé ‘cosas que discutir con el jefe’. O tengo el Proyecto ‘Plan Personal de Retiro Anual’ en una lista de proyectos que voy a revisar semanalmente para asegurarme de que ese y todos mis otros Resultados Esperados están andando.

 

Todo tenemos Ciclos Abiertos. ¿Qué tan refinados son los tuyos?

 

Por Todd Brown