Los secretos para priorizar con éxito las tareas

Seamos sinceros. Todos queremos abarcar  más de lo que realmente podemos hacer. Nuestras listas de tareas pendientes rara vez se completan. Entonces, ¿cómo avanzamos con éxito en nuestras listas sin dejar caer la pelota? La respuesta está en priorizar tareas. Como indica David Allen, creador de la Metodología Getting Things Done®: “Ya sea que esté trabajando en tareas de aspectos profesionales o personales, priorizarlas es esencial. Sólo tenemos 24 horas en un día, de tal forma que lo importante es cómo gerenciamos los asuntos que decidimos hacer con este tiempo…”

 

¿Qué es priorizar?

La mayoría de nosotros pasamos demasiado tiempo en lo urgente y no lo suficiente en lo importante

– Stephen R Covey

La priorización se define como “la acción o proceso de decidir la importancia relativa o la urgencia de un asunto”.

En términos más simples, esto significa organizar los asuntos de nuestra vida en términos de su  importancia o urgencia.

 

La Metodología GTD® muestra que los asuntos de nuestra vida, muchas veces se encuentran en niveles de importancia diferentes y que parte de la improductividad se debe a compararlos a pesar de que no se encuentran en el mismo nivel. Por este motivo GTD® nos enseña cómo “bajar” todos los asuntos de nuestra vida, personal y profesional, a nivel de piso, para que nuestras decisiones sean más rápidas, efectivas y sobretodo basadas en qué es lo más productivo hacer en cada momento.

 

Cuando trabajamos bajo la metodología GTD®, entendemos que muchos problemas, no necesariamente deben ser abordados de forma inmediata, ya que la decisión es en 2 dimensiones: Decido hacer esto y NO hacer el resto…. Justamente ese NO hacer, es lo que nos da la confianza de que hacemos lo más productivo. Y para que esta toma de decisiones sea de esta forma, debemos tener un Inventario completo de nuestros asuntos, en los que podemos entonces comenzar a identificar la prioridad relativa de cada uno de nuestros asuntos. Entendiendo que las prioridades no son fijas, no se imponen (aunque creamos lo contrario) y cambian constantemente.

 

 

Beneficios científicos de la priorización

La priorización ayuda a aliviar el estrés. Cuando tienes un plan de ataque descrito para ti, los niveles de estrés comienzan a disminuir. Además, se ha estimado que el 25% de nuestra felicidad está relacionada con nuestra capacidad para controlar el estrés, lo que significa que cuanto más priorizamos y planificamos, más felices podemos ser.

En estudio realizado por Next Action se demostró que después de implementar GTD® el 81% de los participantes se sentía más feliz, con un 70% menos estrés…

  • Si quieres ver el estudio completo, en inglés aquí.
  • Si quieres ver el estudio completo, en español aquí.

Cuando aprendemos a priorizar en base a criterios diferentes a lo urgente o lo que “grita más alto”, tal y como lp hacemos en GTD®, comenzamos a ahorrar tiempo. Al tener todas sus tareas organizadas, puede pasar rápidamente por ellas, comparando con el inventario completo de asuntos y así tomar mejores decisiones. Esto evita que te sientas abrumado ya que cada decisión es un “Educated guess” que le ahorrará tiempo  y energía mental.

 

Diferentes formas de priorizar

Si aun no trabaja bajo GTD®, existen maneras de comenzar a priorizar tareas. Tome una libreta o una hoja de papel y comience a escribir todas las tareas que tiene que terminar al final del día. Una vez anotadas, hay algo que NO puede pasar: olvidarlas. Esto es algo en lo que trabajamos durante el primer paso de GTD® – CAPTURAR, que es la base de ese Inventario (no tan completo) que estamos llevando en este momento, y que necesitamos completar para retomar el control de nuestra vida.

La priorización ayuda a las personas de todo el mundo a hacer maravillas a diario. Ayuda a construir una rutina productiva que eleva el rendimiento y la productividad general en horas extras. El uso de las herramientas y técnicas que mencionamos aquí puede mejorar su vida en general. ¿Quién no querría eso?

Esto no se puede lograr sin un inventario completo….