La gestión del flujo de trabajo

Contratar a un empleado y obtener fondos para una nueva máquina de café tienen una cosa en común: Gestión del flujo de trabajo.

 

El flujo de trabajo es una consecución de pasos que comprenden un proceso, involucra a dos o más personas y agrega valor a las actividades de la organización. El flujo de trabajo es el proceso que guía cómo se hacen las cosas, pero pueden pasar desapercibidos a medida que se completan las tareas.

 

Sin embargo, hacer las cosas no es suficiente. Especialmente cuando intenta aumentar la productividad y optimizar el crecimiento. Si su objetivo es lograr procesos perfectos, debe vigilar de cerca las tareas y las personas involucradas. Aquí es donde entra en juego la gestión del flujo de trabajo.

 

¿Por qué es importante la gestión del flujo de trabajo?

La gestión del flujo de trabajo significa supervisar las tareas a medida que avanzan, asegurando que las personas y los procesos involucrados se muevan de manera eficiente y efectiva. Optimiza los procesos, limita la pérdida de tiempo y recursos valiosos y hace que los trabajadores rindan cuentas.

 

 

Los beneficios de automatizar sus procesos comerciales

Ahorrar tiempo

Los empleados se mueven más rápido con una mejor documentación y una comunicación clara. En lugar de pasar horas esperando el acceso a una carpeta con información vital, pueden acceder a ella en minutos cuando se carga en una única plataforma.

 

Mejorar la responsabilidad

Cuando cada persona tiene un rol y entregables definidos, que se pueden registrar y rastrear en una herramienta de administración de flujo de trabajo, es más fácil encontrar el problema y hacerlos responsables. En lugar de esconderse detrás de la palabra “nosotros”, todos tienen que hacer su parte y hacerlo bien.

 

Acelere la productividad

El 80% del día, un empleado se dedica a tareas improductivas. Lo que significa que utiliza un minúsculo 20% para hacer el trabajo actual. La gestión del flujo de trabajo ayuda a identificar actividades ineficientes) y eliminarlas u optimizarlas.

 

Elimina errores y confusiones

Los humanos cometemos errores. Muchos humanos trabajando juntos y realizando múltiples tareas pueden generar muchos errores. Pero al organizar, rastrear y coordinar procesos, las personas pueden acceder a la información cuando la necesitan, aclarar ideas y tomar mejores decisiones.

 

¿Cómo implementar la gestión del flujo de trabajo para su empresa?

Ahora sabe cómo la gestión del flujo de trabajo puede hacer que su empresa sea más productiva. Pero, ¿cómo empezar? Aquí hay 5 sencillos pasos que puede seguir.

 

Identificar procesos recurrentes

El primer paso es preguntar “¿Qué procesos se repiten una y otra vez?”

Concéntrese en los procesos esenciales. Déles prioridad sobre los procesos de seguimiento que ocurren de vez en cuando.

Una excelente manera de asegurarse de tener todos los procesos recurrentes es preguntar a los líderes del equipo y a los empleados al respecto. Hable con todos los involucrados en el proceso para comprender cómo se lleva a cabo y qué creen que se debe hacer mejor. Adivinar te desviará del camino.

 

Define metas

¿Qué está tratando de lograr administrando los flujos de trabajo?

El uso de los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos) hace que los esfuerzos se centren en una sola dirección. Esto es mucho mejor que todo el mundo sin saber por qué están haciendo las cosas o qué están haciendo en primer lugar. Los empleados estarán motivados cuando comprendan cómo sus propios esfuerzos se relacionan con las tareas más importantes.

 

Cree canales de comunicación claros

Una técnica militar puede ser justo lo que necesita para obtener la información que necesita. El envío de mensajes con Bottom Line Up Front (BLUF) hace que la comunicación sea más rápida y la gestión del flujo de trabajo más eficiente.

 

En lugar de enviar “Oye” a través de whatsapp y esperar durante horas una respuesta, menciona primero el motivo del mensaje. Incluya el contexto y la meta que está tratando de lograr. Podría verse algo como esto: “Hola, Sam. ¿Podrías enviar especificaciones para el puesto de desarrollador junior que el equipo debe cumplir hoy? Necesito enviarlo a B&Ppara crear un anuncio “. Definir quién, qué, por qué y cuándo obtiene una respuesta rápida a su mensaje.

 

Crea una base de datos para obtener información

Una base de datos en línea es inevitable, especialmente para un equipo remoto. Pero lo más importante es el acceso. Los archivos almacenados en una base de datos central en línea no sirven para ningún trabajador que no pueda acceder a ellos. Las horas de espera para que alguien le dé información a otra persona se pueden dedicar a realizar tareas productivas. Elija una aplicación para compartir archivos que permita a los equipos compartir y acceder a información fácilmente.

 

Define roles y entregables

Para que las tareas avancen en la línea, las actividades deben definirse en términos de roles. Todo el mundo necesita saber quién está haciendo qué y cuándo vence su trabajo. Los roles facilitan la asignación y el seguimiento de los entregables, lo que aumenta la responsabilidad y las posibilidades de éxito.

 

Dejar que los miembros comprendan lo importante que es su ejecución para el proceso general es crucial. Los motiva a dar lo mejor de sí mismos.

 

Elegir una herramienta de gestión del flujo de trabajo

Antes de elegir una herramienta de gestión de flujo de trabajo, asegúrese de considerar lo que necesita su empresa. Las mejores herramientas son intuitivas, flexibles, se integran bien con otras aplicaciones y se ajustan a su presupuesto.

 

 

Conclusión

Al final, la gestión del flujo de trabajo no es un trabajo de un solo hombre. Su mayor activo es el apoyo y la voluntad de su equipo para llevar su proceso comercial de lento e improductivo a eficiente y rentable.

No pierda nunca de vista esto: optimizar la productividad es más importante que cualquier otra cosa.