De acuerdo con Justin Hale y Joseph Grenny en su artículo: “How to get people to actually participate in Virtual Meetings“, cada vez se vuelve más difícil que las personas pongan atención en una reunión virtual. El problema radica en que hay “cero” accountability (asumir responsabilidad) con la conexión y el compromiso.

En las reuniones presenciales se compensa con el contacto visual y las personas se sienten obligadas a mostrar interés, aunque estén jugando con sus celulares, por lo que debes lograr crear un compromiso voluntario. Es decir, crear oportunidades estructuradas para que los asistentes realmente se conecten.

 

Hay cuatro razones para realizar una reunión:

  • Para influenciar a otros
  • Tomar decisiones
  • Resolver problemas
  • Fortalecer relaciones.

Todos son procesos activos, por lo que personas pasivas en estas reuniones, muy ocasionalmente logran trabajo de calidad.

 

La conexión voluntaria.

La condición para reuniones efectivas, virtuales o presenciales, es conexión voluntaria. Cuando las reglas se aplican adecuadamente, el 86% de los participantes de reuniones virtuales reportan igual o mayor nivel de conexión que en las reuniones presenciales.

 

 

Debemos entonces aplicar muy bien las reglas siguientes:

1.- La regla de los 60 segundos

Nunca invites a un grupo a resolver un problema, si primero no lo han sentido. Tienes que hacer algo en esos primeros 60 segundos para ayudarlos a experimentarlo:

  • Estadísticas impactantes
  • Anécdotas
  • Analogías que resalten el problema.

 

2.- La regla de la responsabilidad

Capa participante debe tener claro cuál es su rol. La gran amenaza de la conexión en una reunión virtual, es permitir la adopción inconsciente del rol de observadores. Muchos estarán felices, pero debemos crear, desde el principio de la presentación, una experiencia de “responsabilidad compartida”. No es lo mismo que decir: “los invitamos a participar” o “esto no es una presentación sino una conversación”.

No funciona. Hay que crear una oportunidad real de conexión con significado. Usando la regla siguiente…

 

3.- La regla de “No hay donde esconderse”

Si todo el mundo es responsable, entonces nadie es responsable…  Dale a las personas tareas específicas de manera que no puedan “esconderse” durante la reunión.

  • Define un problema que pueda ser rápidamente resuelto
  • Asigna a las personas a grupos de dos o tres (máximo).
  • Ofréceles una plataforma tecnológica (Video conferencia, Slack, mensajes, breakouts rooms), que permita la comunicación entre ellos.
  • Úsalos libremente y dales un tiempo limitado con una tarea bien estructurada que hacer.

 

4.- La regla MVL

Nada desconecta más a un grupo que someterlo, lámina tras lámina, a números y data. No importa lo sofisticado que sea la presentación. Debes necesariamente combinar historias con hechos. Se debe impulsar al presentador a determinar el “Mínimo Viable de Láminas” (MVL) que va a necesitar. La menor cantidad de láminas posible: ni una más ni una menos.

De esta manera, el presentador tendrá la responsabilidad de encontrar la forma de conectarse con su audiencia, y no simplemente “avanzar hasta terminar” la presentación.

¡Dependerá entonces de sus habilidades como Presentador Auténtico!

 

5.- La regla de los 5 minutos

Nunca desarrolles tu presentación más de 5 minutos, sin darle al público otro problema que resolver. Los participantes tienen muchas distracciones tentadoras. Si tu no logras mantener una expectativa continuada de conexión efectiva, ellos regresarán a su rol de observadores, y costará mucho volver a traerlos a la acción.

  • Participación en el chat
  • Encuestas
  • Breakout romos
  • Preguntas dirigidas

Son sólo algunas de las herramientas que el presentador puede usar, para mantener la atención de la audiencia.

 

¡Y tu reunión virtual será un éxito!

Finalmente, estos principios deben convertirse en nuestra “segunda naturaleza”, no importa el tipo de reunión que se esté presidiendo. Más aún en estos momentos en que hay tantas cosas en juego, y sus mentes están divagando…

 

Seguir estas cinco reglas cambiará rápida y definitivamente la productividad de cualquier reunión virtual.

 

Por Albertina Roche.