Getting Things Done (GTD) es una metodología de vida y trabajo que nos permite retomar el control de nuestro día a día, logrando un balance entre los aspectos personales y profesionales.

Su base se establece sobre dos conceptos principales con los que las personas logran incrementar su productividad y vivir libre de estrés: Control y Perspectiva.

Para retomar el control de nuestra vida, GTD propone cinco pasos:

  1. Capturar
  2. Clarificar
  3. Organizar
  4. Reflexionar
  5. Ejecutar

Estos cinco pasos, que deben convertirse en hábitos, permiten estar de nuevo al volante de la vida, enfocados y preparados para lo que nos traiga el camino, sin importar lo que sea.

Cada uno de estos cinco pasos lleva una recompensa intrínseca. Solo aquellos que han desarrollado e implementado la metodología GTD pueden identificar esas recompensas.

Sin embargo, no es necesario cumplir a cabalidad toda la metodología para comenzar a sentir estos efectos satisfactorios de cada uno de ellos.

Bandejas de entrada y GTD

Lo primero que debemos aclarar es que bandeja de entrada, para GTD, no es la misma que encuentras en tu correo electrónico.

En la terminología GTD, bandeja de entrada es donde entran todos los asuntos que tenemos en nuestra vida, es decir, los pendientes que están captando tu atención

Las bandejas de entrada son la pieza fundamental del primer paso de GTD: Capturar. Durante este paso, las personas deben recolectar todo aquello que llega a sus vidas.

Otra aclaratoria: para GTD, hablar de trabajo no es exclusivo del área profesional. También se refiere a todo lo que tenemos pendiente y para lo cual debemos hacer algo.

Una vez que logramos identificar los canales a través de los cuales nos llegan asuntos:  físicos, digitales y mentales, debemos asignar a cada uno de estos canales una bandeja de entrada apropiada.

Algunos canales a través de los cuales nos llegan asuntos podrían ser:

  • Inbox del correo electrónico
  • Mensajes en aplicaciones: WhatsApp, Telegram, Slack, LinkedIn, entre otras.
  • Artículos y documentos online por leer
  • Redes Sociales
  • Buzón de correo físico
  • Gavetas o cestas donde colocas papeles, tickets, cartas en casa u oficina
  • Papeles sueltos en bolso, cartera, billetera o cualquier otro sitio
  • Pendientes escritos en cuadernos, blocks de notas, libretas u otros medios físicos
  • Asuntos dando vuelta en mi mente

Como podemos observar, nuestro mundo esta lleno de asuntos que llegan a nuestra vida.

Entonces, la clave fundamental en el paso de capturar es tener la cantidad de bandejas de entrada suficientes para que recolecten todo lo que llega a mi mundo.

La idea es que tengas las que necesites, pero no tantas como para complicar el proceso. En otras palabras, identifica y usa 1 o 2 bandejas de entrada para cada canal: físico, digital y mental.

Bandejas de Entrada: Mejores prácticas

Una de las primeras acciones que nos propone GTD es identificar nuestras bandejas de entradas, clarificarlas y, de ser posible, unificarlas.

Veamos algunos consejos útiles, y de fácil aplicación, para optimizar la gestión de tus bandejas de entrada.

Cuidado con el número de bandejas de entradas

El número de herramientas que tengamos es determinante. El número debe ser manejable.

Veamos un ejemplo claro.

En nuestra vida, todos tenemos más de una cuenta de correo electrónico. Solemos dividir nuestra comunicación en esas cuentas.

¿Cómo las revisamos? Pasamos entre plataformas y herramientas, cerrando y abriendo sesiones para conocer qué tenemos en cada cuenta.

Aunque no lo creas, se pierde mucho tiempo en este proceso. GTD propone una solución a esta fuga de productividad: Concentrar todas las cuentas de correo en una sola app.

De esta forma, revisar el correos será ir a esa app y podrás conocer qué hay de nuevo en cada una de tus cuentas, rápido y sencillo.

Evita las fugas de las bandejas de entrada

Nuestras herramientas de captura deben almacenar todos los asuntos que llegan a ella, sin que se escapen o se pierdan.

Así como el Inbox del correo electrónico y la bandeja física almacenan los asuntos que allí colocamos, debemos utilizar una estrategia que nos permita que los asuntos que llegan a nuestra mente no se pierdan.

Esto lo logramos a través del Barrido Mental, el cual nos permite vaciar todos los asuntos que tenemos en nuestra mente, en papel o en una aplicación; para luego poder desarrollarlos con más claridad.

A diario: bandeja de entrada en cero

Una de las máximas de GTD es “Inbox cero”, esto quiere decir que -al menos una vez al día- debemos revisas qué hay en nuestra bandeja de entrada, decidir cómo y cuándo haremos cada proceso y ubicarlo en un espacio donde revisemos su avance.

Este es el segundo paso de GTD: Clarificación.

Cuando clarificamos todas nuestras bandejas de entrada, buscamos:

  • Eliminar todo lo que no es necesario
  • Completar pequeñas acciones que pueden realizarse en menos de dos minutos
  • Delegar acciones a personas que pueden ejecutarlas de forma más eficiente
  • Ordenar en nuestro sistema acciones las que requieren más de 2 minutos para realizarse
  • Identificar las tareas que requieren más de una acción, asignándoles la categoría de proyectos.

Para la metodología GTD, dominar las bandejas de entrada se refiere a entender que la captura es un proceso continuo. Además debemos desarrollar el hábito de vaciarlas de forma habitual.

En caso de no hacerlo así, no tendremos más que un repositorio inmenso de información inmóvil, llevando tu productividad hasta niveles muy bajos.

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