A pesar de que las metodologías ágiles entraron en auge hace unos años, no fue sino hace poco que un ejecutivo de una multinacional, después de haber tomado una formación Getting Things Done® me explicó por qué GTD® se convierte en una “herramienta” fundamental para que SCRUM realmente funcione.

En una frase me indicó que las metodologías agiles definen el producto final, mas no enseñan el camino cómo llegar. Eso me motivó a escribir este blog. En el cual recreo nuestra conversación y los aspectos más relevantes.

En resumen, se entiende Getting Things Done® como el apoyo indispensable y necesario a los marcos de referencia del agile. En especial de SCRUM.

 

Los puntos más relevantes que mencionó y cómo Getting Things Done® los apoya son:

  • SCRUM proporciona un marco de referencia con actividades que deben realizarse para obtener mejores resultados.

SCRUM no proporciona o recomienda mejores prácticas, que permitan que cada miembro del equipo aporte de manera auto organizada y con foco a las actividades que se deben cumplir. En este aspecto GTD® es el complemento que hace que cada miembro permanezca en control. De esa forma, puede aportar de manera oportuna al objetivo que se ha planeado, sin ser víctima de niveles de estrés incontrolables.

 

  • Para todo el entorno del agile, existe un tema fundamental: los valores que debe tener el equipo de personas que están trabajando por un objetivo común.

Estos valores como lo son:

  • El enfoque,
  • El compromiso,
  • La apertura y
  • El Coraje

Son los que hacen realmente que el tema funcione. Ya que ellos llevan a que el equipo se auto organice. Este es otro aspecto donde Getting Things Done® permite a cada miembro estar en control de todos sus asuntos, sin perder perspectiva.

 

  • SCRUM es un marco de referencia que permite crear productos y servicios de una manera ágil, lo que conlleva a realizar entregas parciales del producto definido, en la medida que se va finalizando.

Estos “sprint” son básicamente un objetivo en un tiempo definido para cumplirse. Para poder cumplir con el objetivo de cada Sprint, se debe estar en control y el sistema Getting Things Done® asegura tanto el control, como la capacidad de resolver en el menor tiempo cualquier imprevisto.

 

  • Otro de los eventos más relevante de SCRUM es el daily

El Daily, es una reunión donde cada miembro del equipo responde a tres preguntas en máximo 15 minutos:

  • ¿Qué hice ayer?
  • ¿Qué voy a hacer hoy?
  • ¿Cuáles obstáculos tengo?

Esta reunión, es la menos entendida por aquellos que aprenden SCRUM. Ya que en las reuniones no solamente se contestan las preguntas, sino que además se intentan resolver los inconvenientes. Es allí donde pierde todo sentido la metodología y lógicamente se toman más allá de los 15 minutos establecidos.

Si cada miembro del equipo, CAPTURA, CLARIFICA y ORGANIZA las salidas del daily como sugiere la metodología Getting Things Done®, entonces la velocidad de desarrollo del sprint será mucho más eficiente. Estas características de GTD® le van a permitir al equipo ser auto organizado y cumplir con el objetivo de cada sprint.

 

Si queremos ser ágiles debemos preguntarnos:

  • ¿Qué ayuda a cada miembro del equipo a ser auto organizado?
  • ¿Qué herramienta usar para que cada miembro del equipo apoye el objetivo general?
  • ¿Quién asegura que terminado el daily cada miembro del equipo haga lo que tiene que hacer?
  • ¿Cómo se asegura que terminado el daily cada miembro del equipo se enfoque en su tarea?

 

La Formación Getting Things Done® incluye apoyo y seguimiento para que cada participante instale e implemente su sistema en concordancia con su vida y trabajo, tomando en cuenta y dando control y perspectiva para una vida libre de estrés y mucho más productiva.

 

Por Yolette Sillery.