No confundamos listas con series tareas pendientes. Fundamentalmente, las series de tareas pendientes son caóticas y no expresan el compromiso o responsabilidades que ellas conllevan, lo cual genera ansiedad innecesaria. Las listas son completamente diferentes, expresan procedimientos complejos en discretos pasos que son entonces documentados para reducir los desaciertos. Las listas, son usadas alrededor del mundo y son el recurso más subestimado que hay para la productividad. Entonces, ¿cómo los líderes pueden usar listas para lograr un éxito confiable?

 

Una lista de 19 ítems redujo la mortalidad en pacientes un 40%

Un estudio dirigido por el Dr. Atul Gawande de la Escuela de Salud Pública de Harvard dio a relucir la increíble capacidad de las listas para prevenir complicaciones postoperatorias a la luz pública. Desde entonces, la utilidad de esta herramienta ha sido reconocida por la mayoría de la comunidad médica.

  • Los pilotos utilizan listas pre-vuelo
  • Las operaciones de la armada son guiadas por listas
  • Todas las cosas que implican más de unas pocas acciones, son mejor ejecutadas con la asistencia de listas

 

¿Lideras un equipo? Las listas te ayudarán a guiar a tu equipo al éxito.

Gerentes y altos ejecutivos han subestimado el potencial poder que tienen las listas. El concepto es tan simple que para el ajetreado, acelerado y disperso mundo actual, parece todo destinado a fallar, pero en realidad, ¡no podría ser más diferente!

  • Las listas promueven una delegación efectiva. Con ellas a la mano, los miembros del equipo pueden confiar que se culminarán tareas complejas y complicadas.
  • Las listas agudizan el criterio profesional. La mayoría de los gerentes, trabajadores del conocimiento son de buena fe. Deben tomar decisiones rápidas y retener la información necesaria y precisa de tareas, grandes cantidades de correos, buzones y mensajes instantáneos para que se logren los objetivos. Las listas, liberan espacio mental y potencian la capacidad cognitiva, con pequeños detalles fuera de la vista, los ejecutivos pueden identificar patrones más rápido, hallar o establecer conexiones de forma rápida y ser mejores pioneros de la innovación. Siempre recuerda que ¡la mente es para crear ideas, no almacenarlas!
  • Las listas son precursoras de la automatización. Lo que no puedes documentar, no puedes automatizar, y sin automatización no hay crecimiento. El 50% de las tareas que manejan los gerentes, son tareas de naturaleza repetitiva, en las que las listas permiten ejecutarlas con un margen de error mínimo e incluso pueden eliminar la necesidad de utilizar soluciones electrónicas, como softwares para llevarlas a cabo.

 

Incluso las listas de tareas contextualizadas promovidas por Getting Things Done® son listas de Próximas Acciones, que están agrupadas dependiendo de la forma en la que pueden ser más óptimamente completadas.

 

Pasos para crear excelentes listas.

No todas las listas se hacen igual, aquí tenemos 6 pasos clave que llevan a crear excelentes listas con las que harás que las cosas sucedan.

  1. Identifica las operaciones de las que puedes sacar más beneficio al introducir las listas, así si tú y tu equipo ven resultados en corto tiempo, te sentirás motivado a hacer de las listas un hábito para hacer consultas.
  2. Una lista debe estar compuesta de pasos precisos para que la persona que la lea, no se confunda acerca de lo que tiene que hacer.
  3. Hazlo corto y simple. Idealmente, no debe ser de más de una página, una lista no es una guía de procedimientos. Una lista sustenta el conocimiento previo, y activa la memoria listando las tareas que no se pueden pasar por alto.
  4. Ser específico es importante. Identifica cuándo una lista puede ser útil, si la compartes son tu equipo, ellos también serán conscientes de la capacidad de las listas para disminuir errores.
  5. El diseño importa, no necesitas de un profesional para hacer atractiva tu lista, en cambio, en la vida real, el formato que se utiliza es el que sea más fácil de leer.
  6. Prueba, prueba, prueba. Las listas que no se prueban en la vida real, son desastres en espera. La mayoría de los documentos evolucionan con el tiempo y la experiencia. ¡Asegúrate que el tuyo también!

 

Muchas cosas en la vida son imprevistas, las listas te aportan cierto nivel de certeza y sentido de lo que pueda ser predecible ante tanta locura. Parecen ser simples, pero eso sólo realza su atractivo para adoptarlas. Crea una lista para tu uso el día de hoy y ponla a prueba, así verás por ti mismo que puedes hacer que las cosas sucedan con mucho menos estrés.

 

Por: Mohammed Ali Vakil

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