Cualquier líder de equipo sabes que lo que pasa entre las reuniones de un proyecto es lo que consolida o destruye un proyecto. Y sin embargo, a menudo es un reto mantener a un equipo motivado y centrado en la realización de las tareas acordadas. Lo ideal es comprobar que todos estén alineados y de acuerdo en los siguientes pasos, pero asignar tareas y plazos no suele ser suficiente. Entonces, ¿Cómo hacer que su equipo haga seguimiento después de una reunión?

 

Después de todo, una vez que has salido de la reunión, las cosas surgen. Las circunstancias cambian. Las prioridades cambian. La mayoría de las personas trabajan más horas de las que quieren y se llevan el trabajo a casa. Y en muchos lugares, es generalmente aceptado que las personas no harán todo lo que han acordado en una reunión.

 

Las personas no usan “mi perro se lo comió” como excusa, pero casi. Sólo en la última semana, he oído, “Mi mañana se me escapó” y “Algo más surgió”. Es difícil oponerse a este tipo de cultura, pero es posible.

 

Empieza por terminar la reunión con acuerdos claros sobre acciones específicas y fechas de finalización para cada tema. Me encanta la frase: Haz la acción X  a la hora Y… o llama.

 

Elige una fecha que tenga sentido para el proyecto.

No fijes automáticamente la fecha de tu próxima reunión como la fecha de finalización de cada acción. Elige una fecha que tenga sentido para el proyecto y cree una sensación de urgencia. Recuérdale a lodos que pueden negociar las fechas hasta que se sientan cómodos para cumplir lo prometido.

 

Luego pídeles que se comuniquen si alguno de sus elementos de acción corre el riesgo de no ser entregado. Esto no se trata de la perfección en la entrega, sino de la perfección en la comunicación. Es importante cultivar y coordinar deliberadamente los compromisos si se espera que ellos cumplan.

 

Genera un resumen de una página de la reunión en una hora si es posible para que la discusión y los próximos pasos permanezcan en el radar de todos. Luego asigna a alguien para que rastree y haga seguimiento a las acciones entre las reuniones. No se trata de microgestión o de no confiar – esto es simplemente una buena gestión de proyectos.

 

 

Reuniones

Lleva un recuento de las cosas que se hacen. ¿Cuántos de los elementos de acción acordados se completan en las fechas acordadas? Este registro de la tasa de finalización de los elementos de acción te dirá cómo lo están haciendo. Establece un objetivo. En mi experiencia, una tasa de finalización del 60% es aproximadamente el promedio. Llegar al 85% le dará a tu equipo una increíble sensación de logro. Pero no esperes la perfección; es el patrón general lo que importa.

 

No dejes que el seguimiento te convierta en un maestro de tareas.

Sé compasivo. Cada persona de tu equipo tiene una vida compleja, la mayoría de la cual es desconocida para ti. No eres la única persona que pide su tiempo. Muchos de ellos suelen estar en múltiples equipos y a menudo tienen más de una persona a la que informan. Al estar interesado en cada uno de tus colegas, encontrar tiempo para charlar y trabajar para entender su realidad actual, te ganará su respeto y permiso para pedirles que hagan lo que dicen que harán, de manera confiable – casi siempre.

 

Por supuesto, cuando alguien deja caer la pelota, no dejes que la falta de rendimiento quede sin respuesta, pero haz que sea una conversación suave cuando lo discutas. No deberías pensar menos de la persona porque no cumplió su palabra – normalmente es algo cultural y no un defecto individual. Recuerda que estás estableciendo una nueva norma, creando un hábito que te lleve a una cultura. Modela el comportamiento deseado y recuerda continuamente a la gente lo que se espera de ellos.

 

Una conversación abierta y honesta.

Si todo lo anterior no está funcionando y no está alcanzando una tasa de finalización con la que se sienta cómodo, tal vez desees abordar los problemas de frente con tu equipo. Una conversación abierta y honesta sobre el cumplimiento de los compromisos acordados es constructiva.

 

Estas son las preguntas que debes hacerte a ti mismo y a tu equipo:
  • ¿Es cada elemento de acción esencial para la finalización del proyecto?
  • En el momento en que nos comprometemos, ¿tenemos la intención de hacer lo que sea necesario para cumplir?
  • ¿Tenemos claro lo que hay que hacer, quién lo hará y cuándo se hará?
  • ¿Tenemos la capacidad de decir que no o de negociar cuando no podemos comprometernos plenamente?
  • ¿Está bien si alguien hace un seguimiento para comprobar nuestro progreso?
  • ¿Tenemos un sistema para hacer un seguimiento de los elementos de acción y su finalización?
  • ¿Tenemos un acuerdo para comunicarnos si surge algo que pueda interferir con nuestra finalización de la tarea?

 

Esta discusión para resolver problemas aumentará el nivel de conciencia de todos para hacer y mantener los compromisos, así como los problemas superficiales que les impiden hacerlo.

Llegar a un nivel más alto de finalización de los elementos de acción no sólo conduce a un progreso exponencial hacia los objetivos, sino también a una tremenda sensación de logro, tanto a nivel personal como para el grupo.

 

Por Fabiana Roche.