Es un hecho conocido por todos, la fuerte insatisfacción laboral que producen las reuniones improductivas. Los empleados no sólo se quejan de la cantidad de reuniones en las que deben participar, sino de la escasa calidad que tienen las mismas. Entonces, ¿Cómo diseñar una buena reunión?

 

¿Cuál puede ser la solución?

  • ¿Eliminarlas de un todo?
  • ¿Ser estrictos con su duración?
  • ¿Tratar pocos asuntos?
  • ¿Limitar el número de participantes?

 

Pareciera que más que la estructura de la reunión, hay que profundizar en el objetivo final que se persigue: No es tan sólo alcanzar resultados específicos de tipo operacional ó técnico. Debería lograrse una alineación, como en todas las interacciones laborales de la Empresa, hacia un proceso productivo que, a la vez que persigue sus metas específicas, conduzca al fortalecimiento de los equipos de trabajo.

Por diseño, las organizaciones deben tener un código comunicacional escrito y conocido por todos, con una serie de pasos que conviertan cualquier reunión en un proceso de empoderamiento personal y crecimiento como equipo de trabajo.

 

¿Qué debería contemplar ese código?

El comportamiento humano sigue unas reglas universales como son el manejo de la empatía y la creación de confianza como herramientas de valor agregado. No importa si es una entrevista con el jefe, una conversación con el equipo de trabajo o un intercambio de requerimientos técnicos con el Departamento de Suministro, es indispensable

seguir las pautas siguientes:

  • Prepararse con anticipación, conociendo el tema, los antecedentes y los resultados a obtener.
  • Clarificar cúal es el rol que debe cumplir cada participante y tener preparada la contribución
  • Anticipar los posibles efectos e implicaciones de la misma, reduciendo al mínimo “el efecto sorpresa”.

 

Durante la reunión, aplicar las estrategias para el logro de relaciones fundamentales de negocio:

  • Edificar confianza: trato respetuoso, sin críticas a los participantes, sin traicionar su confianza y demostrando en todo momento con el propio ejemplo.
  • Lograr empatía: saber escuchar con interés genuino, permitir las pausas para que su
  • interlocutor reflexione, estar atento a todas las indicaciones de lenguaje corporal, verbal y no verbal, ser franco, asertivo y sincero.
  • Hacer preguntas eficaces: aquellas que logran la conexión emocional y que van mucho
  • más alla de las estrategias o la implementación operacional: contienen los sueños, temores y deseos de las personas.
  • Permitir a los participantes explicar claramente sus argumentos: que haya un intercambio productivo de puntos de vista y que todos puedan aportar de acuerdo a sus conocimientos y experiencias.

 

De esta manera cada uno de los participantes percibe su contribución al resultado final esperado, y por tanto se siente valorado e “incluido en el equipo”.

En resumen, las reuniones de trabajo deben ser vistas como “EXCUSA”; para crear un espíritu de equipo y una cultura corporativa de “Todos para Uno y Uno para Todos”; la esencia del trabajo productivo, enriquecedor y de crecimiento personal y organizacional.

 

Por Albertina Roche.